Для кого предназначена система

«ФинГрад — Казначейство» — это многопользовательская система согласования расходов. В первую очередь, Казначейство — это инструмент финансового директора. Система помогает ему экономить деньги компании и обеспечивать дисциплину в расходах.

Для других участников цепочки согласования Казначейство — это среда для создания и согласования заявок и отслеживания их статуса. После оформления заявка движется по цепочке согласования от одного участника к другому. Согласующие видят статус заявки, могут добавлять комментарии и прикреплять сканы первичных документов.

В зависимости от принятого в компании регламента в Казначействе могут работать инициаторы расходов, их руководители, сотрудники бухгалтерии, специалисты финансового отдела, казначеи, финансовый и генеральный директор.

Финансовый директор:

• контролирует только важные расходы. Например, может участвовать в согласовании заявок свыше 50 000 рублей или утверждать заявки с определённым видом расходов;

• задает бюджетные лимиты. Если сумма расходов превышает запланированную, это будет видно в заявке. Такой подход снижает количество заявок, превышающих бюджет;

• экономит деньги, предотвращая двойные оплаты. Система запоминает каждое действие, поэтому ни одна заявка не потеряется, а задвоение платежей исключается;

• сокращает риск необоснованных платежей и нецелесообразного расходования средств, в том числе откатов, благодаря прозрачному процессу согласования;

• может утверждать или отклонять заявки прямо на мобильном устройстве.

Бухгалтер:

• меньше общается с инициаторами, потому что те заполняют заявки по форме — например, выбирают поставщиков только из готового списка. К тому же инициатор видит статус своих заявок в системе. Это сокращает количество вопросов и уточнений;

• прогнозирует остатки денежных средств на расчетных счетах в платёжном календаре Казначейства. При необходимости может откладывать исполнение платежей;

• прямо в системе генерирует платежные поручения для загрузки в «Банк-Клиент»;

• экономит время на «разнесении» банковских выписок. ФинГрад подставляет в запись о платеже все необходимые параметры (инициатор, отдел, проект, ЦФО и т.д.).

Инициатор расхода:

• видит текущий статус своих заявок. Не нужно звонить или ходить куда-то, чтобы выяснять, оплачен ли счет, и если нет, то когда он будет оплачен;
• не тратит много времени на оформление заявки. Интерфейс простой и понятный — заявку можно создать за несколько секунд.