Глава 26. Бюджетирование в ФинГраде

В этой главе мы расскажем о возможностях ФинГрада по бюджетному планированию (бюджетированию) деятельности организации.

26.1 Основные понятия

26.1.1 Планирование

Одним из важнейших аспектов функционирования любой организации является планирование, то есть деятельность по постановке целей и задач и оптимальному распределению ресурсов для достижения этих целей и задач. Для коммерческих организаций в рыночной экономике планирование заключается:

• в выборе целей развития, форм хозяйственной деятельности организации;
• в выборе способов их осуществления, которые при использовании имеющихся ограниченных ресурсов должны привести к достижению желаемых качественных и количественных результатов.

Цели планирования. Планирование хозяйственной деятельности позволяет:

• понимать, где, когда и для кого организация собирается производить и продавать продукцию (товары, работы, услуги);
• выявить слабые и сильные стороны деятельности организации, оценить условия, в которых она вынуждена работать, предвидеть возможные трудности и их причины, сконцентрировать усилия на наиболее успешных направлениях деятельности;
• выбрать стратегию, цели и задачи, которые организация собирается осуществить в плановый период, и желаемые результаты;
• выбрать основные средства и наметить мероприятия для достижения поставленных целей;
• знать, какие ресурсы и когда понадобятся для достижения поставленных целей, принять меры для их наличия в нужном объёме и в надлежащий срок;
• предвидеть неблагоприятные ситуации, анализировать возможные риски, предусмотреть конкретные мероприятия по снижению рисков.

Виды планов. Планы составляются оперативные (на период до одного года), среднесрочные (на период от 2 до 5 лет), долгосрочные (на период от 5 лет и более). Планирование осуществляется как на уровне организации в целом, так и на уровне отдельных подразделений, центров финансовой ответственности, бизнес-проектов и т.д.

В большинстве крупных организаций планирование носит систематический, целостный и комплексный характер. То есть планирование осуществляется регулярно по установленному графику и охватывает как организацию в целом, так и все её подразделения, центры финансовой ответственности, бизнес-процессы, бизнес-проекты.

26.1.2 Финансовое планирование

Важнейшей составной частью процесса планирования в коммерческих организациях является финансовое планирование. Это планирование финансовых ресурсов организации в непосредственной увязке с планируемой хозяйственной деятельностью организации. В процессе финансового планирования определяется:

• сколько, когда, из каких источников поступит финансовых ресурсов и в каких объёмах, по каким направлениям и когда эти ресурсы будут израсходованы;
• каковы инвестиционные возможности и возможности финансирования, которыми располагает организация;
• каковы будут финансовые последствия текущих решений, какие из возможных решений предпочтительнее с экономической точки зрения;
• каковы наилучшие способы привлечения внешних ресурсов (кредиты, эмиссия и др.), управления дебиторской и кредиторской задолженностью, оптимизации учётной и налоговой политики, контроля и управления издержками и др.

Основными задачами финансового планирования являются:

• обеспечение необходимыми финансовыми ресурсами производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в соответствии с её целями и задачами;
• обеспечение платёжеспособности и кредитоспособности организации в плановом периоде;
• определение экономически эффективных направлений деятельности организации с учётом их рентабельности и рисков;
• нахождение способов эффективного получения, привлечения и вложения финансовых ресурсов, направлений размещения временно свободных денежных средств, оценка степени рациональности использования капитала;
• выявление резервов увеличения прибыли за счёт экономного использования финансовых средств;
• установление рациональных финансовых отношений с бюджетами, банками, контрагентами.

Финансовый план. Результатом финансового планирования является финансовый план - документ, описывающий финансовые цели организации, способы достижения этих целей, предполагаемые объёмы и источники поступлений финансовых ресурсов на плановый период, объёмы и направления использования этих финансовых ресурсов; целевые показатели эффективности использования финансовых ресурсов и т.п.

Обычно в организациях составляются текущий финансовый план (на период в один год, с разбивкой по кварталам и месяцам) и долгосрочный финансовый план (на период от 2 до 5 лет и более).

26.1.3 Бюджетное планирование (бюджетирование)

Наиболее детальным уровнем финансового планирования является бюджетное планирование или бюджетирование. Бюджетирование - это процесс составления и принятия бюджета организации и последующий контроль за исполнением бюджета.

Бюджет - это количественный план хозяйственной деятельности в денежном выражении, подготовленный и принятый на определённый период времени. Бюджет показывает, в частности:

• планируемую величину доходов в течение периода;
• расходы, которые планируется понести в течение этого периода;
• капитал, который планируется привлечь в течение этого периода;
• планируемые значения других финансовых показателей (статей прибылей и убытков, активов и обязательств и т.д.).

В ФинГраде бюджеты составляются в финансовых отчетах - выводятся фактические и плановые (или только плановые) показатели: в отчёте о движении денежных средств, в отчёте о прибылях и убытках, в отчёте о финансовом положении (балансе). Такая организация позволяет легко проводить анализ План-Фактной отчетности в нужном разрезе данных.

Периоды бюджетов. Бюджеты составляются на разные периоды времени. Бюджет может быть краткосрочным (на год или менее), среднесрочным (на два-три года) или долгосрочным (пять лет и более). Как правило, чем меньше срок бюджета, тем он детальнее. Среднесрочные бюджеты детализируются с помощью краткосрочных бюджетов, а долгосрочные бюджеты - с помощью среднесрочных и краткосрочных бюджетов.

примечание

Краткосрочный бюджет обычно предполагает подробное планирование текущей хозяйственной деятельности организации. Долгосрочный бюджет носит перспективный характер, является средством планирования долгосрочных проектов и инвестиций организации. Среднесрочный бюджет обычно является средством планирования среднесрочных программ, осуществляемых для достижения долгосрочных целей.

Объекты бюджетирования. В крупных и многих средних организациях бюджет организации в целом является лишь вершиной пирамиды бюджетного планирования. Бюджеты составляются не только для организации в целом, но и для подразделений организации и центров финансовой ответственности. Иногда также для отдельных проектов, договоров. На их основе формируется сводный бюджет организации в целом.

Сводные и функциональные бюджеты. В ходе составления бюджета организации или её подразделения обычно сначала формируются функциональные бюджеты, то есть бюджеты по направлениям деятельности: бюджет продаж, бюджет внереализационных доходов, бюджет материальных затрат, бюджет фонда оплаты труда, бюджет прочих операционных расходов, бюджет коммерческих расходов, бюджет погашения кредитов, налоговый бюджет, бюджет инвестиций и т.д. На их основе формируется сводный (или главный) бюджет организации или её подразделения.

примечание

Часто используется другая терминология: функциональные бюджеты называются операционными бюджетами (поскольку они являются основой для текущих операций отделов организации), а сводные бюджеты называют финансовыми бюджетами, так как они аналогичны по форме финансовым отчётам и позволяют контролировать финансовое состояние организации.

Варианты бюджетов. Часто в организации разрабатывается не один вариант бюджета, а несколько вариантов. Например, один на случай обычного объёма спроса на продукцию организации, другой - на случай резкого падения спроса, и третий - на случай резкого увеличения спроса. Это позволяет заранее запланировать способы действий организации в различных условиях.

Может также строиться гибкий бюджет - то есть бюджет, параметры которого задаются не как постоянные величины, а вычисляются по формулам в зависимости от заданных значений параметров. Параметрами могут выступать, например, объём производства, величина инфляции и т.д.

26.1.4 Модель и регламент бюджетирования

Модель бюджетного планирования. Каждая организация разрабатывает собственную модель бюджетного планирования. Иными словами, каждая организация самостоятельно решает:

• какие бюджетные формы, классификаторы и справочники статей доходов, расходов и прочих статей аналитического учёта используются в процессе бюджетирования;
• как осуществляется прогноз и расчёт бюджетных показателей;
• каковы периодичность и временной горизонт бюджетного планирования;
• насколько детальным должно быть бюджетное планирование;
• кто, когда и в каком порядке подаёт и согласовывает бюджетные заявки, кто утверждает различные виды бюджетов, кто отвечает за выполнение различных видов бюджетов, кто и как контролирует их исполнение.

Выбор модели бюджетного планирования осуществляется руководством организации исходя из структуры, специфики и масштаба деятельности организации, её традиций, опыта и сфер компетенции её работников, используемых программных средств и т. д.

Регламент бюджетирования. В крупных организациях и в большинстве средних организаций порядок и последовательность действий участников бюджетного процесса по составлению, представлению, согласованию, утверждению бюджетов различного вида и уровней, распределение ответственности за выполнение бюджетов и порядок контроля над их выполнением, обычно описывается в специальном документе - регламенте бюджетирования.

26.1.5 Программные средства для автоматизации бюджетирования

Бюджетирование - это сложный и трудоёмкий процесс, поэтому естественно желание в той или иной степени его автоматизировать. На рынке предлагается множество программных средств для автоматизации бюджетирования. Это либо модули в составе программ для автоматизации предприятий (ERP-систем), либо модули в составе программ для бухгалтерского учёта, либо отдельные программы. Многие организации разрабатывают собственные средства для автоматизации бюджетирования согласно своей бюджетной модели, часто с использованием таблиц Microsoft Excel или иных подручных средств.

Программные средства для автоматизации бюджетирования помогают решать две основные задачи:

1. Составление бюджета организации.
2. Контроль над исполнением бюджета, сопоставление бюджетных и фактических показателей деятельности.

О программах для составления бюджетов. Возможности различных программ и модулей для составления бюджетов очень сильно отличаются. Иногда это простейшие средства для разработки примитивных плановых смет, а иногда это сложнейшие комплексы, включающие средства математического прогнозирования и финансового моделирования для расчёта бюджетных показателей, средства консолидации функциональных бюджетов подразделений в сводный бюджет организации, средства автоматизации бюджетных согласований участниками бюджетного процесса и т.д. Однако среди этих систем далеко не всегда удаётся найти подходящую. Поэтому во многих организациях разрабатывают свои системы для автоматизации составления бюджетов. Либо дорабатывают или дополняют имеющиеся программные средства.

26.2 Возможности по поддержке бюджетирования в ФинГраде

26.2.1 Возможности системы «ФинГрад - Управленческий учёт»

В ФинГраде можно:

• строить бюджет на основе данных о прошлой деятельности или с нуля;
• корректировать бюджет в соответствии с фактическим развитием финансовой деятельности;
• производить агрегирование бюджетов по нескольким подразделениям организации;
• использовать несколько (любое количество) вариантов бюджетов;
• проводить анализ План-Факта за нужные периоды времени и в любых аналитических разрезах.

примечание

Следует отметить, что ФинГрад позволяет вводить бюджетные показатели и контролировать их выполнение. Но он не подсказывает, какими эти бюджетные показатели должны быть. Иными словами, ФинГрад не содержит средств финансового моделирования, математического прогнозирования, сметного планирования и прочих средств, которые могут использоваться для прогнозирования финансовых показателей и составления бюджетов. Автоматизация составления бюджета - это отдельная и сложная задача. При необходимости для неё можно использовать специализированные программные средства (найти подходящие или разработать собственные).

26.2.2 Возможности системы «ФинГрад - Управление расходами»

В дополнение к средствам ФинГрада (системы «ФинГрад - Управленческий учёт») по контролю исполнения бюджета и сопоставлению бюджетных и фактических показателей, рекомендуется использовать систему «ФинГрад - Управление расходами». Эта система:

• обеспечивает полностью электронное согласование расходов организации, позволяет исключить бумажный документооборот по согласованию расходов;
• делает согласование расходов удобным, наглядным, оперативным и прозрачным;
• существенно снижает трудоёмкость, повышает оперативность и эффективность управления расходами организации;
• позволяет наглядно отслеживать этапы согласования каждой заявки;
• автоматически показывает для каждой заявки на расход остатки по бюджетной статье, к которым относится эта заявка;
• позволяет согласовывать расходы с помощью не только компьютеров, но и мобильных устройств (телефонов, коммуникаторов), поэтому менеджер или руководитель может дать санкцию на расход или запретить его проведение, находясь в командировке, в поездке, в перерыве совещания и т.д.;
• позволяет тут же оплачивать полностью согласованные заявки на расходы - такие заявки могут быть преобразованы в платёжное поручение и сразу оплачены с помощью системы «Клиент-Банк».

примечание

Система «ФинГрад - Управление Расходами» построена как расширение системы «ФинГрад - Управленческий учёт». Используя аналитический инструментарий системы «ФинГрад - Управленческий Учёт», можно детально изучить как планируемые, так и совершённые платежи в разрезе различных аналитик ФинГрада: по подразделению, поставщику, бюджетной статье и т.д.

26.3 Бюджетирование средствами ФинГрада

Основные средства для составления бюджетных отчетов в ФинГраде - это:

• аналитика Бюджет, куда вносятся все необходимые виды бюджетов;
• формы ввода для бюджетных проводок, с помощью которых в систему вносятся бюджетные данные;
• финансовые отчеты - отчёт о движении денежных средств (ОДДС), отчёт о прибылях и убытках (ОПУ), отчёт о финансовом положении (Баланс), в которых и составляется бюджетная отчетность.

26.3.1 Аналитика "Бюджет"

Чтобы построить любой бюджетный ответ, необходимо сперва заполнить справочник аналитики Бюджет нужными значениями.

Так как бюджет в ФинГраде - это аналитика, то в системе можно создать большое количество бюджетов, необходимых для работы пользователю - Годовой план, Оптимистичный план, Пессимистичный план, какой-либо Прогноз (на определенный месяц, на год и др.) и т.д.

Чтобы открыть справочник аналитики Бюджет, необходимо:

• на главном экране ФинГрада кликнуть по иконке Справочники и в диалоговом окне Выбор аналитики выбрать аналитику Бюджет, кликнув по ней два раза мышью:
• либо через поиск по системе набрать слово Бюджет и кликнуть по найденному результату.

В результате в новой вкладке откроется справочник аналитики Бюджет, где можно вносить новые бюджеты, редактировать названия бюджетов, сторнировать те бюджеты, которые более не нужные, то есть скрыть значения соответствующих строк справочника.

Все действия в справочнике Бюджет аналогичны любым действиям в справочниках аналитик ФинГрада (см. главу 9. Справочники аналитик).

Например, для занесения нового бюджета и/или изменения названия уже созданного:

• включите режим редактирования, нажав на кнопку Редактировать;
• добавьте новую строку с помощью кнопки Добавить (или нажав на клавишу + на цифровой клавиатуре) и вносите данные в созданную строку;
• копируйте бюджеты с помощью кнопки Копировать (или нажав на клавишу F9 на клавиатуре) - система создаст новую строку с тем же названием, добавив к нему значение _1;
• редактируйте название бюджетов - укажите мышкой на нужную строку со значением и кликните по ней два раза, внесите изменения;
• внесите изменения в базу данных ФинГрада с помощью кнопки Сохранить. Если не хотите сохранять изменения, нажмите на кнопку Отмена.

26.3.2 Бюджетные проводки и шаблоны для их ввода

Как мы уже знаем, показатели в финансовых отчётах ФинГрада формируются на основании сведений о хозяйственных операциях - то есть на основании проводок.

Аналогично, бюджетные (плановые) показатели в ФинГраде формируются на основании бюджетных проводок. Бюджетные проводки отличаются от обычных (не бюджетных) проводок следующим:

• у бюджетных проводок установлено непустое значение аналитики Бюджет;
• у бюджетных проводок в качестве счетов дебета и кредита (или Шеф-счёта и Корр-счёта) могут использоваться не только обычные счета ФинГрада, но и группы счетов;
• бюджетные проводки не учитываются при составлении обычных (не бюджетных) финансовых отчётов - то есть в отчетах, где рассматриваются только фактические данные.

Чтобы оптимизировать процесс внесения бюджетных проводок, целесообразно создать необходимые шаблоны ввода проводок со значением аналитики Бюджет и дать таким шаблонам соответствующие наименования (подробнее см. п. 27.5 Редактирование шаблонов документов).

Таким образом можно сконструировать формы ввода, удобные для пользователя и внесения бюджетных данных пользователя.

Для этого заходим в раздел Ввод проводок и настраиваем шаблон ввода с помощью добавления нужных аналитик (кнопка Добавить недостающие колонки на панели инструментов) и редактора шаблона (кнопка Редактор шаблона на панели инструментов). Можно создать необязательные и обязательные колонки для заполнения (в этом случае ФинГрад будет подсвечивать цветом аналитику с обязательным заполнением) и вносить данные в уже сформированную форму ввода.

Настройки формы ввода сохраняем с помощью кнопки Сохранить как на панели инструментов и даем наименование созданному шаблону для ввода бюджетных данных.

26.3.3 Финансовые отчеты с анализом бюджета

Для сопоставления бюджетных и фактических финансовых показателей в ФинГраде можно сформировать финансовый отчет (например, отчёт о движении денежных средств или отчёт о прибылях и убытках) и провести анализ План-Факта внутри данной отчетности. Там «бок о бок» выводятся бюджетные показатели, фактические показатели и отклонение фактических показателей от бюджетных.

Такие отчеты можно выводить за любой нужный период времени, детализировать по месяцам и кварталам, составлять как для организации в целом, так и для отдельных подразделений организации или ЦФО, задавать детализацию данных по счетам по указанным аналитикам.

Для формирования бюджетного отчета зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и кликните по иконке нужного отчета на главном экране ФинГрада. В появившемся окне параметров выберите нужные настройки: период, детализацию, валюту, аналитику (аналитики) и сам бюджет (в графе Сравнить факт с кликните по значку треугольника 🞃 в правом конце поля и в выпадающем списке выберите нужный Вам бюджет). Нажмите на кнопку ОК. ФинГрад сформирует отчет с бюджетными показателями в новой вкладке.

Например, для формирования отчета о прибылях и убытках с анализом План-Факта укажем следующие параметры:

ФинГрад сформирует ОПУ со сравнением План-Факта по месяцам в 1 квартале:

Мы видим План, Факт и отклонения, а с помощью кнопки % отклонения на панели управления отчетом можно посмотреть отклонения по относительному и абсолютному выражению:

Принципы работы с бюджетным отчетом такие же, как при работе с любым другим отчетом - см. главу 13. Действия при просмотре отчётов.

примечание

Отрицательные суммы в отчёте выводятся красным цветом.

26.4 Ввод и корректировка бюджетов

Один из основных способов попадания плановых данных в ФинГрад - внесение их напрямую в отчетность, если собраны фактические данные.

То есть бюджетные (плановые) показатели можно вводить и корректировать непосредственно при просмотре бюджетных отчетов.

примечание

Фактические показатели и вычисляемые показатели (отклонения, суммарные показатели, процентные показатели) в отчетах корректировать нельзя - ФинГрад не позволит этого сделать.

26.4.1 Способы ввода бюджетных показателей

Ручной ввод в отчете. Бюджетные показатели можно вводить вручную, просто щёлкнув мышью ячейку с плановым показателем и введя его значение с клавиатуры.

Копирование данных в отчете. Бюджетные показатели можно вводить путём вставки данных, скопированных в буфер обмена Windows:

1. Щёлкните мышью ячейку с данными, которые надо скопировать, или выделите диапазон ячеек, который хотите скопировать.

2. Скопируйте эти данные в буфер обмена Windows с помощью комбинации клавиш на клавиатуре Ctrl+C.

3. Щёлкните мышью ячейку, куда хотите скопировать данные (при копировании диапазона ячеек надо щёлкнуть левую верхнюю ячейку того места, куда надо вставить скопированный диапазон ячеек).

4. Вставьте диапазон ячеек в новое место с помощью комбинации клавиш Ctrl+V:

   Например, можно заполнить целиком колонку бюджетных показателей, скопировав туда колонку бюджетных или фактических показателей предыдущего периода (месяца или квартала). Для этого надо:

   1. Щёлкнуть мышью заголовок копируемой колонки (её буквенный номер).
   2. Нажать комбинацию клавиш на клавиатуреCtrl+C.
   3. Щёлкнуть мышью заголовок (буквенный номер) той колонки, куда надо вставить данные.
   4. Нажать комбинацию клавиш на клавиатуре Ctrl+V.

Копирование данных через Excel. Подготовив в Excel бюджетные показатели, выделите в Excel нужный диапазон ячеек, нажать комбинацию клавиш на клавиатуреCtrl+C, перейдите в ФинГрад, щёлкнете ячейку, начиная с которой надо вставить скопированные данные, и нажмите комбинацию клавиш на клавиатуре Ctrl+V.

В любом случае, будь то ручной ввод данных или их копирование, ФинГрад выделит вводимые плановые показатели цветом, а на панели управления появится кнопка Провести проводки. При нажатии на нее ФинГрад создаст бюджетные проводки, которые обеспечат нужное значение бюджетного показателя.

Например, в нашем отчете ОПУ за 1 кв. 2024 года не заполнены некоторые плановые показатели - введем их в ручную с помощью клавиатуры (ФинГрад выделит их цветом) и нажмем на кнопку Провести проводки (или на клавишу F7 на клавиатуре):

ФинГрад сформирует нужные бюджетные проводки. Чтобы Чтобы увидеть эту бюджетную проводку, можно два раза щёлкнуть ячейку с введённой нами бюджетной суммой левой кнопкой мыши. ФинГрад выведет отчёт - выписку по счету, содержащую сгенерированную бюджетную проводку:

Импорт плановых данных. Так же, как в ФинГрад можно импортировать фактические данные, можно подгрузить и плановые данные. Для этого необходимо перейти в раздел Импорт проводок и загрузить данные из любой системы, в которой ведется бюджетирование.

Указываем нужный источник данных, откуда будут импортироваться плановые показатели, нужный период (начальную и конечную даты) и синхронизируем данные.

Последовательность действия при импорте плановых данных из других систем такая же, как и при обычном импорте - см. главы 18. Импорт в ФинГрад из 1С - 21. Импорт из StoreHouse, R-Keeper и iiko.

Ввод плановых данных через формы ввода. Бюджетные проводки можно проводить через раздел Ввод проводок с использованием настроенных шаблонов ввода с бюджетами.

26.5 Сохранение бюджета

Если Вы корректировали бюджетные (плановые) показатели, то по окончании работы с отчётом для сохранения изменений следует нажать на клавишу F7 на клавиатуре или нажать на кнопку Провести проводки на панели инструментов отчёта. Тогда ФинГрад автоматически создаст бюджетные проводки, необходимые для того, чтобы обеспечить указанные Вами значения бюджетных показателей.

26.6 Другие действия с бюджетными отчётами

При просмотре бюджетного отчета Вы можете выполнить следующие действия:

Действие	Выполняется так
Изменить параметры отчёта	Нажать на кнопку Параметры на панели инструментов отчёта, изменить в выведенном окне параметры отчёта и щёлкнуть мышью кнопку ОК
Экспорт отчёта в Excel	Нажать на кнопку Экспорт в Excel на панели инструментов отчёта. При необходимости выбрать нужный макрос из выпадающего списка
Печать отчёта	Нажать на значок треугольника 🞃 справа от кнопки Экспорт в Excel на панели инструментов отчёта и выбрать действие Распечатать. Откроется окно Excel с предварительным просмотром отчета
Найти строку символов в отчёте	В поле поиска на панели инструментов отчёта ввести нужные символы или нажать комбинацию клавиш Ctrl+F - ФинГрад выведет окно для ввода поискового запроса, где нужно ввести искомую строку символов (см. подробнее п.8.6.3 Поиск проводки по строке символов)
Выбрать масштаб просмотра отчёта	Кликните мышью по значку треугольника 🞃 рядом с цифрой масштаба отображения в процентах (например, 100%) на панели инструментов отчёта и выберите масштаб в выпадающем меню
Изменить ширину колонки отчёта	Укажите мышью на правый край заголовка колонки (указатель мыши примет форму двойной белой стрелки ), нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская её, переместите границу колонки в нужное положение, передвигая мышь влево или вправо. И затем отпустите левую кнопку мыши
Запомнить параметры отчёта	Кликните мышью по значку треугольника 🞃 справа от кнопки Запомнить на панели инструментов отчета. В выпадающем меню выберите Запомнить как. В выведенном ФинГрадом запросе надо задать имя отчёта, указать группы, в которую будет помещён отчёт, и нажать на кнопку ОК

26.7 Закрытие отчёта

Окончив просмотр бюджетного отчета, Вы можете закрыть вкладку отчёта, если он больше не требуется. Для этого следует нажать комбинацию клавиш на клавиатуре Ctrl+F4 или щёлкнуть мышью кнопку в правой части вкладки.

Не забудьте провести все измененные/внесенные плановые показатели перед закрытием отчета.