Глава 34. Настройка плана счетов

34.1. Что такое план счетов

Система счетов, с помощью которой классифицируются все виды экономических ресурсов, обязательств, доходов и расходов, прибылей и убытков организации, называется планом счетов.

В российском бухгалтерском учёте планы счетов бухгалтерского учёта и способы их использования задаются государством. А для управленческого учёта никаких обязательных норм по выбору и использованию планов счетов не существует. Каждая организация может выбирать план счетов управленческого учёта по своему усмотрению, исходя из своей специфики.

Обычно план счетов управленческого учёта и порядок его использования описываются в учётной политике управленческого учёта организации.

34.2. План счетов управленческого учёта ФинГрада

В ФинГраде используется свой собственный план счетов управленческого учёта, отдельный и независимый от используемого в организации плана счетов бухгалтерского учёта. Если в организацию входит несколько юридических лиц, то план счетов управленческого учёта ФинГрада в них применяется один, а планов счетов бухгалтерского учёта может использоваться много — например, если эти юридические лица расположены в разных странах или если они ведут разные виды деятельности.

Вы можете настраивать план счетов управленческого учёта ФинГрада по своему усмотрению — добавлять, закрывать, переименовывать, перегруппировывать счета. И в этом параграфе мы расскажем, как это делается.

34.3. Группы счетов

34.3.1. Что такое группы счетов

Счетов учёта может быть много, несколько сотен, а у банков — десятки и сотни тысяч. В большом количестве счетов нетрудно запутаться. Поэтому счета учёта всегда объединяют в группы по принципу схожести экономического назначения.

Например, в стандартном российском плане счетов бухгалтерского учёта имеется девять разделов, в каждом из которых имеются счета, и у каждого счёта могут быть субсчета.

В ФинГраде ситуация похожа. Счета в ФинГраде объединяются в группы счетов по принципу схожести экономического назначения. Группа счетов в ФинГраде не является счётом и служит только для наглядности структуры плана счетов. По группе счетов нельзя проводить никаких финансовых (хозяйственных) операций, кроме бюджетных проводок.

Каждый счёт в ФинГраде входит ровно в одну группу. Группа счетов тоже, в свою очередь, может входить в другую группу, причём только в одну. В результате получается иерархическая структура — дерево, состоящее из счетов и групп счетов.

Любой счёт ФинГрада, по которому нет проводок, можно преобразовать в группу счетов — для этого достаточно создать к этому счёту субсчёт или несколько субсчетов.

34.3.2. Субсчета

Мы будем называть счета, принадлежащие группе счетов, субсчетами этой группы счетов.

34.3.3. Группы счетов «верхнего уровня»

Групп счетов, не входящих в состав других групп, то есть групп счетов «верхнего уровня», в ФинГраде шесть:

• Активы
• Обязательства
• Капитал
• Расчёты
• Прибыли и убытки
• Забаланс

Первые пять групп счетов соответствуют структуре отчётов, предписанных Международными стандартами финансовой отчётности (МСФО), а именно стандарту МСФО (IAS) № 1 «Представление финансовой отчётности». Первые три группы счетов — Активы, Обязательства и Капитал — соответствуют разделам Отчёта о финансовом положении (баланса), четвёртая группа Расчёты содержит счета, которые могут относиться к активам и пассивам. Пятая группа счетов Прибыли и убытки соответствует Отчёту о прибылях и убытках МСФО.

Группа счетов Забаланс предназначена для забалансовых счетов. На этих счетах могут учитываться объекты и операции, не отражаемые в стандартной финансовой отчётности, но которые целесообразно учитывать и анализировать совместно с обычными данными о хозяйственных операциях. Например, это могут быть:

• товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение;
• товары, принятые на комиссию;
• основные средства, взятые в оперативную аренду;
• материалы заказчиков, принятые в переработку;
• выданные и полученные обеспечения обязательств и платежей и т. п.

Иногда забалансовые счета используют для учёта нефинансовых показателей, например, для учёта затрат в человеко-часах.

Наличие в ФинГраде группы счетов Расчёты связано с тем, что большинство операций импортируется в ФинГрад из проводок, сделанных по российским правилам бухгалтерского учёта. А там многие счета являются активно-пассивными, то есть их нельзя однозначно отнести ни к активам, ни к пассивам. Для отображения таких счетов и используется группа Расчёты.

34.4. Как настраивать план счетов

Пользователь ФинГрада может настраивать план счетов по своему усмотрению. Он может добавлять, закрывать, переименовывать счета и группы счетов, менять их порядок.

Однако некоторые основные принципы построения плана счетов должны сохраняться. Например, то, что групп счетов «верхнего уровня» в ФинГраде шесть: Активы, Обязательства, Капитал, Расчёты, Прибыли и убытки и Забаланс, пользователь изменить не может. Нельзя изменить и порядок следования этих групп счетов.

Замечания.

1. Редактировать план счетов может пользователь из группы администраторов или любой пользователь, имеющий права на администрирование счетов.
2. Начиная с версии ФинГрада 4.0, вся информация об изменениях в плане счетов записывается в журнал ФинГрада (см. Глава 32. Журнал событий). Поэтому администратор ФинГрада может отследить, кто, когда и какие изменения внёс в план счетов.

34.4.1. Список счетов в окне «Основная информация»

Чтобы добавить, переименовать, закрыть, счета и группы счетов, изменить их порядок, следует:

• выбрать команду меню ФинГрада Настройки | План счетов*.

На экран будет выведено окно Настройки, открытое на вкладке План счетов. В нём будет выведен иерархический список (дерево) счетов.

Группы счетов в списке. Группы счетов в списке показываются так:

• слева от названия каждой группы счетов в списке счетов выведен значок ;
• названия счетов и групп счетов, принадлежащих этой группе, выводятся ниже и с отступом вправо относительно названия группы.

Щелчок мышью по значку раскрывает или сворачивает (прячет) перечень счетов группы.

Показ закрытых счетов. Ненужные счета пользователь может закрыть. Закрытые счета не показываются в списках счетов и по ним нельзя осуществлять новые проводки.

Чтобы в списке счетов показывались закрытые счета, нужно нажать на Показывать открытые счета в правом верхнем углу окна План счетов и нажать Показывать все.

Как быстро найти нужный счёт. Чтобы быстро найти в списке счетов нужный счёт, щёлкните поле поиска над списком счетов и введите туда несколько символов из названия нужного Вам счёта. ФинГрад покажет панель меню с названиями тех счетов, которых содержится введённая Вами строка символов.

Чтобы перейти к нужному счёту, надо щёлкнуть мышью его название в этой панели меню.

Экспорт плана счетов в Excel. Чтобы экспортировать план счетов на лист табличного редактора Microsoft Excel, надо щёлкнуть мышью кнопку . Экспорт в Excel позволяет удобно обозреть весь список счетов и распечатать его.

34.4.2. Создание нового счёта или группы счетов

Чтобы создать новый счёт или группу счетов, следует:

При просмотре списка счетов в окне План счетов (команда меню ФинГрада Настройки | План счетов) найти в списке счетов название группы счетов, в которой надо создать счёт, и щёлкнуть его правой кнопкой мыши.

Можно также щёлкнуть счёт, по которому нет проводок — тогда после создания нового счёта этот счёт станет группой счетов, а новый счёт будет создан как субсчёт в этой группе.

Следует выбрать тип деятельности, отражаемой на счёте: операционная, финансовая или инвестиционная;

Замечание. Какая деятельность является операционной, финансовой и инвестиционной, определено в Стандарте МСФО (IAS).

В соответствии с этим стандартом, операционная деятельность — это основная приносящая доход деятельность предприятия и прочая деятельность, отличная от инвестиционной и финансовой деятельности.

Инвестиционная деятельность — это приобретение и выбытие долгосрочных активов и других инвестиций, не относящихся к эквивалентам денежных средств. Например, это приобретение и продажа основных средств, нематериальных активов и других долгосрочных активов; приобретение и продажа долевых или долговых инструментов других предприятий и долей участия в совместном предпринимательстве (кроме платежей за инструменты, рассматриваемые как эквиваленты денежных средств или предназначенные для коммерческих или торговых целей); денежные займы и авансы, предоставленные другим лицам, и поступления от их возврата (кроме займов и авансов, предоставляемых финансовыми институтами).

Финансовая деятельность — это деятельность, которая приводит к изменениям в размере и составе внесённого капитала и заёмных средств предприятия. Например, это краткосрочные или долгосрочные заимствования, в том числе выпуск долговых обязательств, займов, векселей, облигаций; эмиссия акций или других долевых инструментов; денежные выплаты по заёмным средствам; денежные выплаты для приобретения или погашения акций самого предприятия; денежные выплаты арендатора для уменьшения непогашенной задолженности по финансовой аренде.

Замечание. ФинГрад не позволит создать субсчёт к счёту, по которому имеются проводки (несторнированные). Например, пусть у нас был счёт Касса, а теперь мы хотим, чтобы Касса была группой счетов, и в ней были бы субсчета Касса1, Касса2 и Касса3. Просто создать субсчета к счёту Касса нельзя: ФинГрад выдаст сообщение об ошибке.

Но можно переименовать счёт Касса в Касса1, после этого создать новый счёт Касса, сделать счёт Касса1 его субсчётом, при этом Касса станет группой счетов), и затем создать в группе счетов Касса ещё два субсчёта: Касса2 и Касса3.

34.4.3. Закрытие и восстановление счёта или группы счетов

Закрытие счёта. Ненужные счета пользователь может закрыть. Закрытые счета не показываются в списках счетов и по ним нельзя осуществлять новые проводки. Сторнировать проводки по закрытым счетам можно.

Чтобы закрыть счёт или группу счетов, следует:

1. При просмотре списка счетов в окне План счетов (команда меню ФинГрада Настройки | План счетов) найти в списке счетов название закрываемого счёта или группы счетов и щёлкнуть соответствующую строку списка правой кнопкой мыши.

Если Вы уверены, что поступаете правильно, щёлкните мышью кнопку .

Иначе щёлкните кнопку .

Восстановление счёта. Закрытый счёт или группу счетов можно восстановить. Чтобы сделать это, следует:

1. Перейти в режим просмотра списка счетов в окне Настройки (команда меню ФинГрада Настройки | План счетов).
2. Включить режим Показывать все счета, если он не включён.
3. В списке счетов найти название восстанавливаемого счёта или восстанавливаемой группы счетов и щёлкнуть эту строку списка мышью. Напомним, что закрытые счета показываются в списке счетов перечёркнутыми.
4. Щёлкнуть мышью кнопку Восстановить счет.

34.4.4. Упорядочение счетов

При просмотре списка счетов в окне Настройки (команда меню ФинГрада Настройки | План счетов). Вы можете упорядочить счета, то есть расположить счета в плане счетов в нужном порядке, объединить счета в нужные группы. Для этого в ФинГраде есть три способа.

1. Можно щёлкнуть в списке счетов название счёта или группы счетов и переместить этот счёт или группу счетов вверх или вниз по списку счетов.
2. Можно отсортировать по алфавиту счета, входящие в группу счетов. Для этого надо щёлкнуть правой кнопкой мыши любой счёт из этой группы и выбрать в контекстном меню строку Сортировать группу 'имя-группы'.

Замечание. По умолчанию счета в каждой группе счетов показываются в порядке их добавления.