Глава 12. Аналитический отчёт

В ФинГраде есть ещё один вид финансового отчёта — Аналитический отчёт. Этот удобный инструмент помогает анализировать многомерные учётные данные в разных плоскостях.

На основе данных из проводок можно формировать аналитические отчёты с нужным уровнем детализации и получать необходимую для принятия решений информацию: задолженность по контрагентам, данные о среднем чеке, расчёты с сотрудниками и многое другое.

12.1 Вывод аналитического отчёта

Чтобы вывести аналитический отчёт, можно воспользоваться несколькими способами:

• нажмите кнопку на главном экране ФинГрада;
• нажмите на панели управления ФинГрада иконку , начните набирать в поле ввода название отчёта и в выпадающем списке выберите команду Аналитический отчет:

ФинГрад сформирует базовую форму аналитического отчёта без детализации по счетам, периодам или аналитикам либо с выбранными в предыдущую операцию параметрами.

Чтобы выбрать нужные Вам настройки отчёта перед его автоматическим формированием, нужно зажать на клавиатуре клавишу Ctrl и нажать на иконку отчёта на главном экране ФинГрада.

Откроется окно с параметрами отчёта:

12.2 Параметры аналитического отчёта

В окне с запросом параметров аналитического отчёта:

1. Выберите счёт или группу счетов в блоке Счета. Для этого кликните в поле Добавить счет...:

   

   Откроется окно Выбор счета:

   

   Счёт или группу счетов можно выбрать двойным щелчком мыши по их названию. Чтобы быстро найти нужную строку, начните набирать её название. ФинГрад покажет строки, в которых есть вводимые символы:

   

   Используя кнопки и , переключайтесь между найденными вариантами и выберите нужный.

   Поиск работает и в режиме отображения Список, и в режиме Дерево.

   примечание

   Плюс древовидного отображения в том, что видно всю структуру и принадлежность счетов группам. Плюс отображения списком — все элементы расположены в алфавитном порядке. В результатах поиска режима Список удобнее ориентироваться — Вы видите только подходящие варианты, без вложенности и структуры:

   

   После выбора счёта или группы счетов нажмите кнопку ОК.

2. Иногда нужно создать отчёт не по всем операциям со счетами, указанными в списке Счета, а только по проводкам, в которых эти счета корреспондируют с какой-то другой группой счетов. Для этого включите корреспондирующие счета в список Корреспондирующие счета:

   

   Щёлкните мышкой в поле Добавить корсчет... и в окне Выбор счёта добавьте счета так же, как это было описано в п.1.

   Параметр Детализировать (доступен в Экспертном режиме, см. п.5) детализирует по подсчетам, то есть определяет, что будет выводиться в отчёте, если Вы включили в список Счета группу счетов. Если параметр включен, ФинГрад выведет в отчёте данные по всем счетам из этой группы. Если же параметр Детализировать выключен, то в отчёте будут показаны лишь суммарные данные по группе счетов.

   

3. Под надписью Период выберите промежуток времени, за который составляется отчёт.

   

   Это делается так же, как при поиске проводок — см. главу 10 Отчёты о проводках.

4. Ниже, справа от надписи Детализация выберите уровень детализации отчёта:

   

   При выборе значения Только итог отчёт не будет детализирован.

   При выборе режимов Год, Квартал, Месяц, Неделя или День в отчёте будут выведены столбцы с изменениями показателей по годам, кварталам, месяцам, неделям или дням в рамках того периода, за который составляется отчёт.

5. Справа находятся настройки учёта и отображения сальдо - обычные параметры и Экспертный режим:

   

   Если Экспертный режим выключен, то для выбора доступен один из пяти параметров. Они определяют, какие показатели выводятся для периодов детализации отчёта.

6. Выберите подходящий режим отчёта:

   Режим	Входящее сальдо	Для анализируемых показателей выводится/выводятся...
   Сальдо на конец периода	Выводится	...сальдо на конец отчётного периода
   Изменение за период	Не выводится	...итоговое изменение с учетом оборотов по дебету и кредиту
   Обороты за период	Не выводится	...обороты по дебету и кредиту за весь отчётный период или за каждый период детализации
   Оборотно-сальдовая ведомость	Выводится	...остатки на начало и конец периода и обороты по дебету и кредиту за весь отчётный период или за каждый период детализации
   Шахматка	Выводится	...остатки на начало периода и обороты по дебету и по кредиту за весь отчётный период или за каждый период детализации между выбранным счётом и корреспондирующими счетами

   примечание

   В отчёты не попадают столбцы, не содержащие изменений. Например, если выбрать детализацию по месяцам, и за какой-то из месяцев не было изменения данных, то он не отображается в отчёте.

   В Экспертном режиме Вы можете увидеть и изменить настройки выбранного способа:

   

   Значения настроек Экспертного режима:

   Режим	Значение
   Входящее сальдо	Отчёт показывает сальдо на конец отчётного периода. При этом входящее сальдо на начало отчётного периода будет отображаться и учитываться в отчёте
   Обороты Дт/Кт	Показываются обороты по дебету и кредиту за весь отчётный период или за каждый период детализации. Соответствует преднастроенному отчёту Обороты за период
   Нарастающий итог	Отчёт показывает изменение оборотов по конкретному счету нарастающим итогом
   Счета с оборотами, не изменяющими сальдо	Показываются счета, сальдо которых за выбранный в отчёте период не изменилось, так как обороты по дебету счёта были равны оборотам по кредиту

   Для сальдо в Экспертном режиме есть три настройки:

   

   Их значения:

   Режим	Если выбрать, то ФинГрад...
   По курсу на конец периода	...преобразует данные о суммах в валюте, отличающейся от основной валюты, по курсу на конец каждого периода детализации или всего отчётного периода, если выбран режим детализации Только итог
   По историческому курсу	...преобразует данные о суммах в валюте, отличающейся от основной валюты, по курсу на дату операции
   Мультивалютное	...покажет данные о суммах в валютах, отличающихся от основной, и данные о суммах в основной валюте

7. Если вы хотите сравнить данные с одним из видов бюджета, в выпадающем списке Сравнить факт с выберите нужный вид бюджета:

   

   примечание

   Подробнее об этом описано в п. 13.12 Работа с бюджетами в отчёте.

8. В нижней части окна настроек выберите аналитики, по которым необходимо детализировать аналитический отчёт или по значениям которых следует ограничить отчёт:

   

   • Чтобы выбрать аналитику, щёлкните мышью по строке Добавить аналитику... и выберите её в диалоговом окне Выбор аналитики:

   

   • Если нужно создать отчёт только по проводкам с определёнными значениями каких-то аналитик, укажите эти значения, щёлкнув гиперссылку Без ограничений в колонке Ограничения:

   

   В открывшемся справочнике отметьте галочками нужные значения аналитики.

   Например, если в базе данных ФинГрада имеются сведения о хозяйственных операциях по подразделениям компании, то для вывода отчёта по операциям одного (или нескольких) из этих подразделений можно ограничить отчёт конкретным значением (значениями) аналитики Подразделение:

   

   • Если для какой-то аналитики нужно только установить ограничение отчёта определёнными значениями, а детализация отчёта по этой аналитике не требуется, снимите галочку в столбце Детализировать:

   

   Например, на приведённом ниже рисунке аналитический отчёт будет составлен по проводкам, в которых аналитика Подразделение имеет значение «IT-отдел» и «Административно-управленческий отдел» (без группировки по этой аналитике), и детализирован по аналитике Сотрудник:

   

9. После того, как Вы выбрали все параметры отчёта, нажмите кнопку ОК. ФинГрад сформирует и отобразит отчёт с заданными параметрами.

10. С помощью кнопки Очистить в нижней части окна можно сбросить параметры отчета. На значок треугольника 🞃 в правой части кнопки выводится меню с двумя вариантами:

    

    • команда Очистить форматирование сбрасывает параметры внешнего вида отчета, такие как сортировка, размещение строк и столбцов, поля фильтров, цвет ячеек;
    • команда Очистить сбрасывает основные параметры отчета, заданные в текущей вкладке Аналитический отчет.

12.3 О действиях при просмотре аналитического отчёта

Аналитический отчёт используется как интерактивный инструмент. Многие его свойства задаются не в окне параметров, а прямо в режиме просмотра. Мы только один раз вызовем окно параметров отчёта, а все остальные настройки будем производить в самом отчёте — см. главу 13. Действия при просмотре отчётов.

Что можно сделать с аналитическим отчётом:

• задавать строки и столбцы аналитического отчёта — см. п. 13.1 Кнопки рубрик отчёта;
• определять порядок сортировки строк и столбцов отчёта — см. п. 13.2 Устанавливаем порядок сортировки строк и столбцов;
• фильтровать данные и скрывать ненужную информацию — см. п. 13.3 Задаём фильтр для рубрик отчёта;
• детализировать отчёт по периодам — см. п. 13.4 Задаём детализацию отчёта по датам;
• добавлять, скрывать и снова показывать группировки строк и столбцов отчёта — см. п. 13.7 Скрытие и раскрытие группировок в отчёте.

12.4 Рабочий пример

Допустим, нам необходимо проанализировать информацию по расчётам заработной платы и задолженностям по выданным под отчёт суммам, детализируя этот отчёт по сотрудникам, подразделениям и регионам. Конечно, для этого в исходных проводках должны содержаться необходимые сведения. Будем считать, что эти данные записаны в аналитике Сотрудник и колонках Подразделение и Регион этой аналитики, и что эти сведения есть в проводках.

Вызовем аналитический отчёт, нажав на соответствующую иконку на главном экране ФинГрада или вызвав команду Аналитический отчет с помощью поиска по системе через иконку на панели инструментов ФинГрада.

подсказка

Если Вы хотите предварительно заполнить все настройки отчёта, зажмите на клавиатуре клавишу Ctrl и нажмите на иконку отчёта на главном экране ФинГрада.

Заполним параметры отчёта:

Нажимаем кнопку ОК. Откроется отчёт:

Чтобы задать, какие рубрики должны быть расположены по строкам отчёта, какие по столбцам, а какие не должны использоваться, перетяните мышью соответствующие кнопки в области над строками, над столбцами и в область неиспользуемых кнопок под панелью инструментов отчёта.

Например, сформируем отчёт, в котором колонки соответствуют анализируемым счетам или коррсчетам (в нашем примере - коррсчетам), строки — сотрудникам, а группировки по регионам и подразделениям не используются.

Для этого выполните следующие действия:

1. Убедитесь, что кнопка КоррСчет находится среди рубрик столбцов. Если это не так, перетяните её к рубрикам столбцов. Как обычно, для перетаскивания кнопки подведите к ней указатель, нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская её, передвиньте указатель в новое место, после чего отпустите кнопку мыши:

   

2. Аналогично перетяните кнопку Сотрудник к рубрикам столбцов:

   

   Аналитический отчёт приобретёт следующий вид:

   

3. Добавим в отчет разбивку по регионам и подразделениям:

   • нажмите на клавиатуре клавишу F6 или на панели инструментов отчёта нажмите кнопку Выбрать поля. Откроется окно для выбора полей:

   

   • добавьте поля Подразделение и Регион из области Доступные поля в область Выбранные поля с помощью кнопки и нажмите кнопку ОК:

   

   Добавить в отчёт рубрики Подразделение и Регион можно также с помощью вызова контекстного меню из интересующего нас поля аналитики. Необходимо нажать правой кнопкой мыши на поле кнопки Сотрудник и в контекстном меню выбрать команды «Показать поле 'Подразделение'» и «Показать поле 'Регион'».

   

   Добавленные кнопки рубрик появятся в области неиспользуемых кнопок под панелью инструментов отчёта:

   

   примечание

   Мы заранее сформировали справочник аналитики Сотрудник так, что информация о регионе и подразделении хранится в соответствующих колонках:

   

4. Перетяните кнопки рубрик Подразделение и Регион к заголовкам строк. Теперь отчёт будет выглядеть так:

   

   Применять группировку можно в любом порядке — см. п. 13.8 Изменение последовательности группировок.

   Например, переместим кнопку КорСчет к заголовкам столбцов и разместим за кнопкой Период, тогда отчёт примет следующий вид:

   

   подсказка

   Обо всех возможностях при просмотре отчёта подробно описано в главе 13. Действия при просмотре отчётов.

12.5 Вывод оборотно-сальдовой ведомости

Чтобы сформировать оборотно-сальдовую ведомость, выберите нужный режим в параметрах аналитического отчёта, укажите период и детализацию отчёта:

Если Вы хотите сформировать оборотно-сальдовую ведомость только по проводкам с заданными значениями аналитик (например, чтобы сформировать ведомость не по всей организации, а по определённому центру финансовой ответственности), добавьте эти аналитики в список Аналитики.

Задав параметры, нажмите кнопку ОК.

ФинГрад сформирует отчёт:

Отрицательные суммы в ведомости показываются со знаком «минус» и отображаются красным цветом.

Как обычно, Вы можете щёлкнуть мышью по какой-либо сумме в ведомости, и ФинГрад сделает выписку по счёту, показывающую, из каких хозяйственных операций сформировалась эта сумма.

Как и в других отчётах, Вы можете скрывать и раскрывать группы статей ведомости, детализировать статьи ведомости по аналитике или колонке аналитики. Для этого нажмите в соответствующую строку ведомости правой кнопкой мыши и выберите нужную команду в контекстном меню.