Добавление цепочки согласований

Один тип документа может объединять несколько маршрутов согласований. Например, в типе документа Заявки могут быть цепочки для согласования наличных, безналичных и бюджетных заявок.

Создавать и настраивать маршруты согласований можно в разделе Цепочки выбранного типа документов:

1. В дереве документов найдите нужный тип документа и нажмите правую кнопку мыши в разделе Цепочки. В контекстном меню выберите команду Добавить цепочку:

Откроется форма для настройки цепочки согласования:

2. Придумайте название цепочки и переведите переключатель в положение ДА, чтобы она была доступна в Казначействе.

3. Выберите главный шаблон и шаблон выполненной цепочки:

Шаблоны для цепочек выбирают из шаблонов документов, которые есть в ФинГраде:

Вы можете использовать существующий шаблон документов или создать новый. Подробнее о редактировании и добавлении шаблонов документов читайте в учебнике по ФинГраду.

4. Переведите переключатель Контролировать бюджетные лимиты в положение ДА, если расходы по этим заявкам должны укладываться в бюджетные лимиты.
5. Убедитесь, что у согласующих есть необходимые для работы с заявками права на шаблоны.

6. Нажмите кнопку Сохранить все изменения.

Добавление цепочки завершено, и теперь можно переходить к её наполнению — созданию групп и виз.

Как создать группу виз в цепочке

Группа объединяет несколько виз в логичные этапы. Количество групп зависит от процессов, принятых в компании. Часто весь маршрут можно поделить на два основных этапа:

• группа «согласование» — оформление заявки инициатором, получение визы руководителя и, например, генерального директора;
• «оплата» — виза бухгалтера и казначея.

Группы виз нужны, чтобы задать дополнительные условия на прохождение этапов. Например, после прохождения визы Оплата блокировать все предыдущие этапы.

Покажем, как создать и настроить группу виз.

1. Когда вы создаёте новую цепочку, ФинГрад автоматически добавляет в неё группу из двух пустых виз:

Её можно настроить и использовать в цепочке. Если вам нужна ещё одна группа виз, нажмите правую кнопку мыши в любом свободном месте цепочки и выберите команду Добавить группу виз:

2. В параметрах задайте название для группы:

 

3. Определите логику прохождения группы с помощью переключателей ДА / НЕТ. В нашем примере они выглядят так:

Параллельное согласование — если включено, каждый участник группы увидит в списке Ждут моего решения заявку, как только она попадет на первый этап внутри группы. Здесь же согласующий сможет поставить визы, на которые у него есть права. Если параллельное согласование выключено, согласующий не увидит заявку в списке Ждут моего решения до тех пор, пока заявка не дойдёт до этапа с его визой. При этом в списке он сможет поставить только одну текущую визу (режим «одна шаг — одна виза»), а внутри заявки можно поставить все визы, на которые у согласующего есть права.

Примечание: при отключенном параллельном согласовании вы можете увидеть и согласовать заявку в списке Будущие, если такая возможность не заблокирована.

Блокировать до прохождения — если предыдущая группа виз не пройдена, в текущей группе никто не сможет согласовывать заявки.

Блокировать после прохождения — если все визы в группе поставлены, снять визу или внести изменения в заявку, участники этой группы не смогут.

4. Выберите условие прохождение группы. В первом случае (все визы) заявка будет закрыта, когда каждый участник цепочки поставит свою визу. Во втором случае (последняя) заявка закрывается, когда получено последнее согласование в цепочке.

5. Сохраните параметры, нажав кнопку Сохранить все изменения.

После того, как вы создали группу, можно заполнять её визами.

Как добавить визу

Виза определяет, кто должен утвердить заявку на каждом из этапов. Сколько виз вы добавите в цепочку, столько согласований и должна будет пройти заявка.

1. После того, как вы создадите цепочку, ФинГрад автоматически добавит в неё группу из двух пустых виз:

Эти визы можно настроить и использовать в цепочке. Если вам нужна ещё одна виза, нажмите правую кнопку мыши в любом свободном месте группы и выберите команду Добавить визу:

2. В основных параметрах задайте аналитику визы:

 

В качестве значения используется любая аналитика ФинГрада с типом Виза. После установки ФинГрада в базе данных есть несколько таких аналитик, например: Бухгалтерия, Инициатор, Казначейство, Оплата, Руководитель. Они находятся в группе аналитик Группа планирования:

Для своих цепочек вы можете использовать эти аналитики, переименовывать их или добавлять новые.

3. Там же, в основных параметрах, выберите шаблон визы:

Шаблон определяет, как участник видит заявку, какие поля может редактировать, какие должен заполнять обязательно.

4. Если необходимо, укажите, при изменении каких полей заявки виза будет автоматически снята и запрошена повторно:

Например, можно настроить такое правило: если кто-то изменил сумму в заявке, то её должен повторно согласовать финансовый директор. Если это не требуется, оставьте переключатель Включено в положении НЕТ.

5. Выберите, кто из согласующих должен ставить свою визу на данном этапе. Инициатором заявки может быть любой из цепочки согласований, поэтому в визе Инициатор нет смысла указывать конкретных участников. Покажем выбор согласующих на примере визы генерального директора.

• Нажмите правую кнопку мыши в поле визы и выберите команду Добавить фильтр:

• Выберите пустой фильтр активным, кликнув в него левой кнопкой мыши:

• В параметрах фильтра укажите, кто будет согласовывать заявку на этом этапе. Выбирать можно из пользователей, групп пользователей и аналитик с типом Группы и пользователи. В нашем примере это пользователь Генеральный директор:

6. Убедитесь, что у согласующих есть необходимые для работы с заявками права на счета и шаблоны.

7. Нажмите кнопку Сохранить все изменения.