Как это работает

Вы просто открываете браузер, который обычно используете для просмотра сайтов, заходите в систему и начинаете работать с заявками. Топ-менеджеры и владельцы компаний обычно пользуются системой реже остальных — например, для согласования заявок на крупные суммы. Для этих целей подойдёт любой современный смартфон.

В основе работы системы лежат понятные принципы из устоявшейся практики документооборота.

• Когда возникает необходимость что-то оплатить, инициатор создаёт заявку. Например, руководитель отдела продаж создаёт заявку на оплату нового кресла для сотрудника своего отдела.

• В согласовании заявки участвуют заинтересованные сотрудники: руководители, сотрудники финансового отдела, казначеи, бухгалтеры. Каждый из них утверждает заявку на своём этапе. Сколько будет этих этапов, в каком порядке они расположены, кто согласует заявку на каждом из этапов — всё это зависит от организационной структуры предприятия и от принятых у вас правил.
  Этот порядок формирует цепочку согласований.

• После согласования заявка переходит на следующий этап. Согласующий увидит её в заявках, ожидающих его визы.
• Заявка может двигаться по цепочке линейно, от этапа к этапу, как в примере выше. Если необходимо, заявка может двигаться нелинейно в зависимости от условий — фильтров. Например, если статья расхода — автопарк, то дополнительно после руководителя нужна виза финансового контролёра.

• В зависимости от приоритетов или текущей ситуации с бюджетом, согласующий может не утверждать заявку. В этом случае она не попадает на следующий этап.
• Когда заявка оплачена, бухгалтерия проставляет оплатную визу, и заявка закрывается.