Глава 8. Редактирование проводок

В главе Глава 7. Ввод проводок мы рассказали, как в ФинГраде можно вводить новые проводки. Но намного чаще требуется просматривать проводки, уже имеющиеся в базе данных ФинГрада, и вносить необходимые изменения в эти проводки — то есть, редактировать содержимое проводок, а также добавлять новые проводки и удалять ненужные проводки. В этой главе мы расскажем о том, как просматривать, редактировать, добавлять и удалять проводки.

В ФинГраде есть два варианта интерфейса для ввода проводок и разнесения банковских выписок: старый и новый. Чтобы включить старый интерфейс необходимо установить галочку в меню Настройки / Использовать старую выписку. Эта настройка влияет на описанный в данной главе отчет Выписка по счету и окно Ввод проводок. Отчет Поиск проводок всегда выводится с использованием старого интерфейса.

В этой главе описан ввод проводок с помощью нового интерфейса. Вы можете открыть версию главы, в которой используется старый интерфейс.

8.1. Где можно редактировать проводки

Редактировать проводки, занесённые в базу данных ФинГрада, можно как в окне Ввод проводок, так и при просмотре любого отчёта, содержащего сведения о проводках. В ФинГраде имеется два вида отчётов о проводках:

отчёт Выписка по счёту — это отчёт об операциях (проводках) по счёту или группе счетов, или об операциях с указанными корреспонденциями счетов за определённый период времени;
отчёт Поиск проводок — это перечень (список) проводок, удовлетворяющих заданным пользователем критериям. Редактирование проводок в отчете Поиск проводок описан в версии этой главы, посвященной старому интерфейсу.

При просмотре любого из этих отчётов Вы можете добавлять новые проводки, изменять (редактировать) имеющиеся проводки, а также удалять ненужные проводки.

Вывод отчётов о проводках. Чтобы вывести отчёты о проводках, можно воспользоваться меню ФинГрада или кнопками на панели инструментов ФинГрада:

Отчёт	Команда меню	Кнопка на панели инструментов
Выписка по счёту	Отчёты \| Выписка по счёту
Поиск проводок	Отчёты \| Поиск проводок…

После выбора этих команд меню или щелчка мышью по указанным кнопкам, ФинГрад выводит на экран диалоговое окно с запросом параметров отчёта. Надо указать нужные параметры отчёта и щёлкнуть мышью кнопку . И ФинГрад выведет на экран отчёт с заданными Вами параметрами.

Мы сейчас не будем рассказывать о параметрах отчётов о проводках — об этом подробно написано в главе Глава 10. Отчёты о проводках.

Раскрытие суммарных данных в выписку. Если при просмотре отчёта ФинГрада, содержащего суммарные финансовые данные (баланс, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств, оборотно-сальдовая ведомость и т. д.) Вы дважды щёлкните мышью какое-либо число в отчёте, то ФинГрад выведет на экран отчёт о проводках (выписку по счёту), содержащий перечень проводок, сформировавших это число.

8.2. Как редактировать проводки

При просмотре любого отчёта, содержащего сведения о проводках, Вы можете редактировать значения полей проводок.

8.2.1. Изменение полей проводки

Чтобы изменить значение в поле проводки, следует:

Выделить то поле проводки, которое Вы хотите изменить — например, щёлкнув это поле мышью.
Ввести новое значение этого поля, или нажать , и отредактировать существующее значение поля.

Ввести новое значение поля можно двумя способами:

ввести это значение с клавиатуры, и затем нажать клавишу (или ). Чтобы очистить значение поля, можно нажать клавишу ();
для полей, в которых хранятся счета ФинГрада и значения аналитик, можно нажать клавишу и выбрать значение поля из списка в открывшемся диалоговом окне.

Ввод значений полей проводок осуществляется так же, как в окне Ввод проводок (см. п. 7.3. Как вводить проводки), поэтому мы здесь не будем описывать детали выбора значений из справочников и списков счетов.

Задав значение для поля проводки, Вы можете продолжить редактирование проводок. Для этого надо будет точно так же выделить поле этой же или другой проводки, и ввести новое значение этого поля.

Занесение изменений в базу данных. Если поле в проводке изменено, а проводка еще не проведена, значение измененного поля выводится ярко-синим шрифтом. Это правило не распространяется на поля, в которых хранятся денежные суммы: их значения выводятся темно-синим шрифтом вне зависимости от того, изменялось поле или нет.

Введя все исправления, следует внимательно просмотреть введённые проводки, и проверить, нет ли в них ошибок. Если ошибки есть — их надо исправить, щёлкнув мышью по ячейке с ошибкой и введя в ячейку правильные данные.

После того, как мы убедились, что все проводки введены верно, надо внести их в базу данных. Это можно сделать одним из следующих способов:

провести все проводки, нажав на клавиатуре клавишу или щёлкнув мышью кнопку (Провести проводки) на панели инструментов;
провести только выделенные проводки, нажав на клавиатуре комбинацию клавиш + или щёлкнув мышью кнопку (Провести выделенные проводки) на панели инструментов.

8.2.2. Отчёт о записи проводок в базу данных

После того, как Вы укажете, записывать или не записывать изменения, для всех изменённых проводок, ФинГрад выведет в нижней части окна проводок отчёт о записи проводок в базу данных:

На приведённом рисунке видно, что две проводки были успешно изменены.

Чтобы закрыть отчет о записи проводок в базу данных, щёлкните мышью вне него.

Теперь Вы можете увидеть, что поля проводок, для которых изменения были занесены в базу данных, выводятся не ярко-синим, а чёрным шрифтом. Измененные поля проводок, для которых изменения не были занесены в базу данных (например, из-за некорректных данных), будут по-прежнему отображаться ярко-синим шрифтом.

Цвет шрифта полей, содержащих денежные суммы, при изменении значения поля и сохранении проводки не изменяется и всегда остается темно-синим.

Кроме того, измененные проводки обозначаются в столбце для выделения строк синим маркером, а новые проводки - зеленым маркером:

8.2.3. Отмена изменений в проводке

Если Вы внесли изменения в проводку, но ещё не сохранили её в базу данных (текст проводки отображается синим цветом), то Вы можете отменить эти изменения. Для этого надо щёлкнуть любое поле проводки и нажать комбинацию клавиш +.

8.3. Как удалить (сторнировать) проводки

При просмотре любого отчёта, содержащего сведения о проводках, Вы можете удалить (сторнировать) ненужные проводки.

Замечание. Каждая введённая и сохранённая в базу данных проводка сохраняется в ФинГраде навсегда, и удалить её невозможно. Сторнированные проводки получают специальную пометку в базе данных и не учитываются при формировании отчетов (отображение сторнированных проводок можно включить в настройках выписки по счету и поиска проводок).

Удаление (сторнирование) проводки. Чтобы удалить (сторнировать) проводку, следует:

Выделить любое поле проводки, которую Вы хотите удалить — например, щёлкнув его мышью.
Нажать клавишу , или щёлкнуть мышью кнопку (Пометить проводки на сторнирование) на панели инструментов отчёта.

Удаление (сторнирование) нескольких проводок. При желании Вы можете удалить (сторнировать) сразу несколько проводок, расположенных в отчёте подряд. Для этого надо:

Выделить диапазон ячеек, начинающийся в первой удаляемой (сторнируемой) проводке, и заканчивающийся в последней удаляемой (сторнируемой) проводке.
Нажать клавишу , или щёлкнуть мышью кнопку (Пометить проводки на сторнирование) на панели инструментов отчёта.

ФинГрад посветит проводку красным цветом, это означает, что проводка помечена на сторнирование. После этого необходимо выбрать требуемую проводку и применить сторнирование одним из следующих способов:

нажать на клавиатуре комбинацию клавиш + ;
или щёлкнуть мышью кнопку (Провести выделенные проводки) на панели инструментов.

Отчёт о сторнировании проводок. После того, как Вы подтвердите или не подтвердите сторнирование проводок, ФинГрад выведет в нижней части отчёта окошко с отчётом о сторнировании проводок:

Чтобы закрыть отчёт, щёлкните мышью вне него.

Замечание. Если обновить отчёт или повторно вывести данный отчёт, то сторнированные проводки могут «пропасть», так как ФинГрад обычно не показывает в отчётах сторнированные проводки. Чтобы в отчёте показывались и сторнированные проводки, надо включить в параметрах отчёта режим Показывать сторнированные проводки (для отчёта Выписка по счёту) или Включить сторн в поиск (для отчёта Поиск проводок).

Отмена сторнирования проводки. Если Вы сторнировали проводку, а потом решили, что сделали это ошибочно, Вы можете создать новую проводку с такими же данными, как у сторнированной проводки. Это можно сделать так:

Щёлкните мышью любое поле в строке со сторнированной проводкой, и нажмите комбинацию клавиш +. ФинГрад создаст под выбранной строкой новую пустую строку и скопирует в нее реквизиты сторнированной проводки.
Нажмите клавишу или щёлкните мышью кнопку (Провести проводки) на панели инструментов, чтобы сохранить изменения в базе данных ФинГрада.

8.5. Добавление проводок

При просмотре отчётов, содержащих сведения о проводках, Вы можете добавлять проводки.

Добавление проводки. Чтобы добавить проводку:

Щёлкните мышью любую проводку в отчёте, и нажмите . ФинГрад вставит выше этой проводки пустую строку.
Заполняйте поля этой проводки, так же, как в окне Ввод проводок (см. п. 7.3. Как вводить проводки).
Нажмите клавишу или щёлкните мышью кнопку (Провести проводки) на панели инструментов, чтобы сохранить изменения в базе данных ФинГрада.

Вы также можете добавить проводку, заполнив пустую строку в нижней части отчёта по проводкам.

Добавление проводки по образцу уже имеющейся проводки. Часто требуется создать проводку с примерно такими же реквизитами, как у уже имеющейся проводки. Это проще всего сделать так:

Щёлкните мышью любое поле в строке, по образцу которой хотите создать новую проводку.
Нажмите клавиши +. ФинГрад создаст под выбранной строкой новую пустую строку и скопирует в нее реквизиты исходной проводки
Отредактируйте поля этой проводки, как указано в п. 8.2. Как редактировать проводки.
Нажмите клавишу или щёлкните мышью кнопку (Провести проводки) на панели инструментов, чтобы сохранить изменения в базе данных ФинГрада.

8.6. Как найти нужную проводку

Если в отчёте о проводках содержится небольшое количество проводок, то такой отчёт пользователь легко может просмотреть, найти там интересующие его проводки, и при необходимости исправить данные проводок, или добавить нужные проводки, или удалить ненужные проводки.

Но во многих случаях отчёты, содержащие сведения о проводках, могут быть очень объёмными. Если в организации выполняется большое количество хозяйственных операций, то в базе данных ФинГрада могут содержаться миллионы и даже десятки миллионов проводок. А в отчётах о проводках, выводимых ФинГрадом, могут содержаться сотни, тысячи и десятки тысяч проводок. В таком количестве информации найти нужные проводки не так-то легко. Однако ФинГрад предоставляет мощные средства, с помощью которых Вы можете найти нужные проводки. В этом параграфе мы расскажем об этом.

8.6.1. Перемещение по просматриваемому отчёту

Если количество проводок в отчёте не столь велико, то найти среди них нужные можно, просто просматривая отчёт на экране. Если данные отчёта не помещаются на одном экране, то Вы можете перемещаться по отчёту по горизонтали и вертикали.

Перемещение по отчёту по вертикали (вверх-вниз) осуществляется так:

можно перелистывать отчёт по вертикали, нажимая на клавиатуре клавиши и ;
можно перемещаться по отчёту на строку вверх и вниз с помощью клавиш перемещения курсора и ;
можно перетаскивать мышью «бегунок» на вертикальной линейке прокрутки;
можно установить указатель мыши в окно отчёта и перемещаться по отчёту вверх-вниз, прокручивая колёсико мыши.

Для удобства на вертикальной линейке прокрутки измененные проводки отмечаются синими точками, а новые проводки - зелеными точками:

Перемещение по отчёту по горизонтали (вправо-влево) осуществляется так:

можно перемещаться по отчёту на ячейку вправо и влево с помощью клавиш перемещения курсора и ;
можно перемещаться по отчёту в первую и последнюю ячейку в текущей строке с помощью клавиш и ;
можно перетаскивать мышью «бегунок» на горизонтальной линейке прокрутки.

8.6.2. Сортировка строк отчёта

По умолчанию, проводки в отчёте выводятся в порядке их совершения, то есть они отсортированы по дате хозяйственной операции. Но Вы можете при желании упорядочить строки отчёта в порядке возрастания или убывания значений в любой колонке отчёта. Иногда это помогает быстрее найти нужную проводку. Для этого надо подвести указатель мыши к заголовку столбца, по которому необходимо отсортировать проводки, и щелкнуть по появившейся в заголовке стрелке . В появившемся меню щелкните по строке Сортировать А-Я для сортировки по возрастанию или Сортировать Я-А для сортировки по убыванию.

8.6.3. Поиск проводки по строке символов

Если Вы знаете, что нужная Вам проводка содержит определённую строку символов, то Вы можете воспользоваться средством поиска проводок. Чтобы найти в отчёте проводку, содержащую заданную строку символов нажмите комбинацию клавиш +. ФинГрад выведет окно для ввода поискового запроса.

Введите искомую строку символов. По мере ввода ФинГрад будет подсвечивать все вхождения строки в открытом отчете, при этом указатель активной строки будет указывать на первую строку, содержащую введенную строку. Для перехода к следующей и предыдущей ячейке, содержащей строку поиска, воспользуйтесь кнопками с изображением стрелок справа от поля ввода поискового запроса.

Для закрытия окна поиска щёлкните в нём кнопку .

8.6.4. Поиск проводки по номеру

Если Вы знаете номер нужной Вам проводки, выберите команду меню Отчеты | Поиск проводки по номеру, введите в выведенном запросе номер нужной Вам проводки и щёлкните там мышью кнопку :

ФинГрад откроет новое окно и отобразит в нем найденную проводку (если проводка с заданным номер существует).

Режим показа номеров проводок. Чтобы включить отображение номера проводки, нажмите клавишу или кнопку на панели инструментов, в открывшемся окне найдите и добавьте в список выбранных полей поле ID.

8.6.5. Автофильтр при просмотре отчёта

Ещё один способ уменьшить количество проводок, отображаемых в отчёте, это использование автофильтра. Если Вы знаете значения, которые у интересующих Вас проводок содержатся в какой-то колонке, то Вы можете указать ФинГраду, чтобы он выводил на экран только проводки с такими значениями в этой колонке.

Для этого надо подвести указатель мыши к заголовку столбца, по которому необходимо отсортировать проводки, и щелкнуть по появившейся в заголовке стрелке . ФинГрад выведет меню:

В этом меню, щёлкая мышью квадратики в начале строк, надо отметить галочками те значения, которые Вы хотите видеть в этой колонке в строках отчёта. Щелчок мышью по кнопке Выбрать все позволяет установить или убрать галочки у всех строк в этой панели меню. Установив все нужные галочки, надо щёлкнуть мышью кнопку . И ФинГрад будет показывать в отчёте только те строки, у которых в данной колонке имеются выбранные вами значения.

При желании Вы можете установить фильтр по нескольким колонкам. В этом случае ФинГрад показывает только те строки отчёта, которые удовлетворяют всем установленным фильтрам.

Чтобы отменить режим автофильтра, щёлкните правой кнопкой мыши по колонке, по которой был установлен фильтре. Выберите команду Clear Filter, чтобы отменить фильтрацию по этой колонке, или команду Очистить все фильтры, чтобы отменить фильтрацию со всех колонок отчета.

8.6.6. Изменение параметров отчёта

Уменьшить количество проводок в отчёте можно также, задав дополнительные ограничивающие условия в параметрах отчёта. Например, можно задать более узкий диапазон дат, или указать, чтобы в отчёте выводились только проводки с заданными значениями аналитик. Чтобы изменить параметры отчёта, надо при просмотре отчёта щёлкнуть кнопку на панели инструментов отчёта, в выведенном диалоговом окне изменить параметры отчёта, и щёлкнуть мышью кнопку . ФинГрад отобразит отчёт в соответствии с заданными Вами параметрами.

8.7. Копирование и перемещение значений полей проводок

В ФинГраде, так же как в табличном редакторе Excel, можно не только вводить значения полей (ячеек таблицы) с клавиатуры, но можно также копировать содержимое из одной ячейки таблицы в другую. Можно также перемещать содержимое ячеек — при перемещении, в отличие от копирования, исходная ячейка таблицы очищается.

Чтобы скопировать содержимое из одной ячейки отчёта ФинГрада в другую ячейку того же или другого отчёта, следует:

Выделить копируемую ячейку — например, щёлкнув её мышью.
Нажать комбинацию клавиш +.
Выделить ту ячейку, которую Вы хотите заполнить — например, щёлкнув её мышью.
Нажать комбинацию клавиш +.

Перемещение значений. Вы можете не скопировать, а переместить («вырезать») значение из одной ячейки в другую ячейку того же или другого отчёта. После перемещения, в отличие от копирования, исходная ячейка таблицы очищается.

Чтобы переместить значение или формулу, надо действовать так же, как выше, но вместо п. 2 выполнить следующее:

Нажать комбинацию клавиш +.

8.8. Копирование ячеек и строк вниз

Копирование ячейки вниз. В ФинГраде имеется специальная команда для копирования ячейки. Выберите ячейку, в которую необходимо вставить значение из ячейки, расположенной над ней, и нажмите сочетание клавиш + или выберите в контекстном меню команду Скопировать из ячейки сверху (меню вызывается нажатием правойкнопки мыши). В выбранной ячейке появится значение из ячейки сверху.

Копирование строк вниз. Для копирования всех ячеек строки нажмите + или выберите в контекстном меню команду Дублировать проводки. Содержимое выбранной строки скопируется в строку, расположенную ниже, замещая её предыдущее содержимое.

Замечание. Если в таблице выделено несколько строк, то при нажатии + вниз копируются все строки, в которых расположен выделенный диапазон ячеек. То есть, ФинГрад скопирует содержимое этих строк в расположенное под ними такое же количество строк.

8.9. Использование диапазонов ячеек

В ФинГраде многие операции можно выполнить не только над отдельными ячейками, но и над диапазонами ячеек. В частности, Вы можете:

скопировать диапазон ячеек, чтобы вставить эти ячейки в другое место того же или другого документа;
удалить значения в диапазоне ячеек.

Что такое диапазон ячеек. В ФинГраде диапазоном ячеек может быть:

прямоугольный участок таблицы,
строка или несколько смежных строк таблицы.

Выделение диапазона ячеек. Чтобы указать ФинГраду, с каким диапазоном ячеек Вы хотите выполнить операцию, надо выделить этот диапазон ячеек. Выделенный диапазон ячеек на экране ФинГрада выделяется синим цветом. Выделение диапазона ячеек выполняется так:

Чтобы выделить		Следует…
Прямоугольный диапазон ячеек		Щёлкнуть мышью угловую ячейку выделяемого диапазона, а затем, не отпуская кнопку мыши, передвинуть указатель мыши к противоположному углу выделяемого диапазона, после чего отпустить кнопку мыши. Другой способ — щёлкнуть мышью угловую ячейку выделяемого диапазона, а затем нажать клавишу и, не отпуская её, щёлкнуть ячейку в противоположном углу выделяемого диапазона (при необходимости используйте линейки прокрутки, чтобы вывести эту ячейку на экран). Третий способ — щёлкнуть мышью угловую ячейку выделяемого диапазона, а затем нажать клавишу и, не отпуская её, с помощью клавиш перемещения курсора , , , выделить нужный диапазон ячеек.
Строку		Щёлкнуть мышью в столбце отображения текущей строки (в самой левой части таблицы).
Несколько строк		Щёлкнуть мышью номер начальной строки диапазона (в самой левой части таблицы), затем нажать клавишу и, не отпуская её, щёлкнуть мышью номер конечной строки диапазона (при необходимости используйте вертикальную линейку прокрутки, чтобы вывести нужную строку на экран).
Колонка		Щёлкнуть мышью заголовок колонки.

Копирование и вырезание выделенного диапазона ячеек. Выделив диапазон ячеек, Вы можете скопировать или переместить его в другое место того же документа, или в другой документ ФинГрада. Сначала надо поместить диапазон ячеек в буфер обмена Windows:

Действие	С помощью клавиатуры	С помощью мыши
Скопировать диапазон ячеек в буфер обмена	Нажмите +	Щёлкните команду Копировать в контекстном меню
Вырезать диапазон ячеек в буфер обмена	Нажмите комбинацию клавиш + (буква X — латинская).	Щёлкните команду Вырезать в контекстном меню

После этого надо выделить левую верхнюю ячейку того места, куда надо вставить скопированный или вырезанный диапазон ячеек. Это можно сделать, щёлкнув нужную ячейку мышью, или с помощью клавиш перемещения курсора , , , . После этого следует вставить диапазон ячеек в новое место:

Действие	С помощью клавиатуры	С помощью мыши
Вставить содержимое диапазона ячеек в новое место	Выделить левую верхнюю ячейку того места, куда надо вставить скопированный или вырезанный диапазон ячеек, и нажать +.	Щёлкнуть правой кнопкой мыши левую верхнюю ячейку того места, куда надо вставить содержимое скопированного или вырезанного диапазон ячеек, и затем щёлкнуть команду Вставить в контекстном меню.
Вставить значения исходного диапазона ячеек в новое место	Выделить левую верхнюю ячейку того места, куда надо вставить скопированный или вырезанный диапазон ячеек, и нажать +.	Щёлкнуть правой кнопкой мыши левую верхнюю ячейку того места, куда надо вставить скопированный или вырезанный диапазон ячеек, и затем щёлкнуть оманду Вставить в контекстном меню.

Исходный диапазон ячеек при копировании (+ или пункт контекстного меню Копировать) остаётся в прежнем виде. А при вырезании (+ или пункт контекстного меню Вырезать) после вставки в новое место исходный диапазон ячеек очищается, то есть, все значения в исходном диапазоне ячеек удаляются.

Другие действия с выделенным диапазоном ячеек. Выделив диапазон ячеек, Вы можете:

Действие		Выполняется следующим образом
Удалить все значения из выделенного диапазона ячеек		Нажмите клавишу (или ).
Пометить проводки для сторнирования для выделенного диапазона ячеек		Нажмите клавишу или щёлкните мышью кнопку (Пометить проводку на сторнирование) на панели инструментов отчёта.
Заполнить выделенный диапазон ячеек значением		Надо щёлкнуть мышью ячейку с нужным значением и нажать комбинацию клавиш +. Затем выделить заполняемый диапазон ячеек и нажать комбинацию клавиш +.
Дублировать выделенные строки		Нажмите +или щёлкните мышью по команде Дублировать проводки в контекстном меню.