Глава 12. Аналитический отчёт

В ФинГраде есть ещё один вид финансового отчёта — аналитический отчёт. Этот удобный инструмент помогает анализировать многомерные учётные данные в разных плоскостях.

На основе данных из проводок можно формировать аналитические отчёты с нужным уровнем детализации и получать необходимую для принятия решений информацию: задолженность по контрагентам, данные о среднем чеке, расчёты с сотрудниками и многое другое.

12.1. Вывод аналитического отчёта

Чтобы вывести аналитический отчёт:

• щёлкните мышью кнопку на панели инструментов ФинГрада;
• или выберите в меню ФинГрада пункт Отчёты, а в нём — пункт Аналитический отчёт.

ФинГрад откроет окно с параметрами отчёта:

12.2. Параметры аналитического отчёта

В окне с запросом параметров аналитического отчёта:

1. Выберите счёт или группу счетов в блоке Счета. Для этого кликните в поле Добавить счет...

Откроется окно Выбор счёта:

Счёт или группу счетов можно выбрать двойным щелчком по их названию. Чтобы быстро найти нужную строку, начните набирать её название. ФинГрад покажет строки, в которых есть вводимые символы:

Используя кнопки и , переключайтесь между найденными вариантами и выберите нужный.

Поиск работает и в режиме отображения Список, и в режиме Дерево.

Замечание. Плюс древовидного отображения в том, что видно всю структуру и принадлежность счетов группам. Плюс отображения списком — все элементы расположены в алфавитном порядке. В результатах поиска режима Список удобнее ориентироваться — вы видите только подходящие варианты, без вложенности и структуры:

После выбора счёта или группы счетов нажмите кнопку .

2. Иногда нужно создать отчёт не по всем операциям со счетами, указанными в списке Счета, а только по проводкам, в которых эти счета корреспондируют с какой-то другой группой счетов. Для этого включите корреспондирующие счета в список Корреспондирующие счета:

Щёлкните мышкой в поле Добавить корсчет... и в окне Выбор счёта добавьте счета так же, как это было описано в п. 1.

Параметр Детализировать по подсчетам (доступен в Экспертном режиме, см п.5) определяет, что будет выводиться, если вы включили в список Счета группу счетов. Если параметр включен, ФинГрад выведет в отчете данные по всем счетам из этой группы. Если же параметр Детализировать по подсчетам выключен, то в отчете будут показаны лишь суммарные данные по группе счетов.

3. Под надписью Период выберите промежуток времени, за который составляется отчёт.

Это делается так же, как при открытии выписки по счёту — См. "Глава 10. Отчёты о проводках".

4. Ниже, справа от надписи Детализация, выберите уровень детализации отчёта:

При выборе значения Только итог отчёт не будет детализирован.

При выборе режимов Год, Квартал, Месяц или День в отчёте будут выведены столбцы с изменениями показателей по годам, кварталам, месяцам или дням в рамках того периода, за который составляется отчёт.

5. Справа находятся настройки учёта и отображения сальдо: обычные параметры и Экспертный режим:

Если Экспертный режим выключен (галочка не стоит), то для выбора доступен один из пяти параметров. Они определяют, какие показатели выводятся для периодов детализации отчёта.

6. Выберите подходящий режим отчёта:

Замечание. В отчёты не попадают столбцы, не содержащие изменений. Например, если выбрать детализацию по месяцам, и за какой-то из месяцев не было изменения данных, то он не отображается в отчёте.

В Экспертном режиме вы можете увидеть и изменить настройки выбранного способа:

Значения настроек Экспертного режима:

 

Для сальдо в Экспертном режиме есть три настройки:

Их значения:

7. Если вы хотите сравнить данные с одним из видов бюджета, в выпадающем списке Сравнить факт с выберите нужный вид бюджета:

Замечание. Подробнее об этом описано в п. 13.12. Работа с бюджетами в отчёте.

8. В нижней части окна Аналитический отчёт выберите аналитики, по которым надо детализировать отчёт, или по значениям которых надо ограничить отчёт.

• Чтобы выбрать аналитику, щёлкните в строку Добавить аналитику... и выберите её в открывшемся окне:

• Если нужно создать отчёт только по проводкам с определёнными значениями каких-то аналитик, укажите эти значения, щёлкнув гиперссылку Без ограничений в колонке Ограничения:

В выведенном справочнике отметьте галочками нужные значения аналитики.

Например, если в базе данных ФинГрада имеются сведения о хозяйственных операциях нескольких юридических лиц, то для вывода отчёта по операциям одного из этих юридических лиц можно ограничить отчёт конкретным значением аналитики Юр.лицо:

• Если для какой-то аналитики нужно только установить ограничение отчёта определёнными значениями, а детализация отчёта по этой аналитике не требуется, снимите галочку в столбце Детализировать:

Например, на приведённом ниже рисунке аналитический отчёт будет составлен по проводкам, в которых аналитика Юр. лицо имеет значение «ABC Торговля» (без группировки по этой аналитике), и детализирован по аналитике Сотрудник.

9. После того, как вы выбрали все параметры отчёта, нажмите кнопку . ФинГрад сформирует и отобразит отчёт с заданными параметрами.
10. С помощью кнопки Очистить в нижней части окна можно сбросить параметры отчета. При нажатии на значок выводится меню с двумя вариантами:
• команда Очистить форматирование сбрасывает параметры внешнего вида отчета, такие как сортировка, наименование столбцов, цвет ячеек;
• команда Очистить сбрасывает основные параметры отчета, заданные в текущем окне Аналитический отчет.

12.3. О действиях при просмотре аналитического отчёта

Аналитический отчёт используется как интерактивный инструмент. Многие его свойства задаются не в окне параметров, а прямо в режиме просмотра. Мы только один раз вызовем окно параметров отчёта, а все остальные настройки будем производить в самом отчёте — см. Главу 13. Действия при просмотре отчётов.

Что можно сделать с аналитическим отчётом:

• задавать строки и столбцы аналитического отчёта — см. п. 13.1. Кнопки рубрик отчёта;
• определять порядок сортировки строк и столбцов отчёта — см. п. 13.2. Устанавливаем порядок сортировки строк и столбцов;
• фильтровать данные и скрывать ненужную информацию — см. п. 13.3. Задаём фильтр для рубрик отчёта;
• детализировать отчёт по периодам — см. п. 13.4. Задаём детализацию отчёта по датам;
• добавлять, скрывать и снова показывать группировки строк и столбцов отчёта — см. п. 13.7. Скрытие и раскрытие группировок в отчёте.

12.4. Рабочий пример

Допустим, мы хотим проанализировать начисления заработной платы и задолженности по выданным под отчёт суммам, детализируя этот отчёт по сотрудникам, подразделениям и регионам. Конечно, для этого в исходных проводках должны содержаться необходимые сведения. Будем считать, что эти данные записаны в аналитике Сотрудник и колонках Подразделение и Регион этой аналитики, и что эти сведения есть в проводках.

Вызовем аналитический отчёт, нажав кнопку на панели инструментов ФинГрада. Заполним параметры отчёта:

Нажимаем кнопку . Откроется отчёт:

Чтобы задать, какие рубрики должны быть расположены по строкам отчёта, какие по столбцам, а какие не должны использоваться, перетяните мышью соответствующие кнопки в области над строками, над столбцами и в область неиспользуемых кнопок под панелью инструментов отчёта.

Например, сформируем отчёт, в котором колонки соответствуют анализируемым счетам, строки — сотрудникам, а группировки по регионам и подразделениям не используются. Это делается так.

1. Убедитесь, что кнопка Счет находится среди рубрик столбцов. Если это не так, перетяните её к рубрикам столбцов. Как обычно, для перетаскивания кнопки подведите к ней указатель, нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская её, передвиньте указатель в новое место, после чего отпустите кнопку мыши:

2. Аналогично, перетяните кнопку Сотрудник к рубрикам столбцов:

Наш отчёт приобретёт следующий вид:

3. Добавим в отчет разбивку по регионам и подразделениям.

1. Нажмите клавишу или на панели инструментов отчета нажмите значок рядом с кнопкой Поля и выберите строку Выбрать поля.

   

   Откроется окно для выбора полей:

2. Добавьте поля Подразделение и Регион из области Доступные поля в область Выбранные поля и нажмите кнопку :

Замечание. Мы заранее сформировали справочник аналитики Сотрудник так, что информация о регионе и подразделении хранится в соответствующих колонках:

4. Перетяните кнопки рубрик Подразделение и Регион к заголовкам строк. Теперь отчёт будет выглядеть так:

Применять группировку можно в любом порядке — см. п. 13.8. Изменение последовательности группировок.

Замечание. Обо всех возможностях при просмотре отчёта подробно описано в Главе 13. Действия при просмотре отчётов.

12.5. Вывод оборотно-сальдовой ведомости

Чтобы сформировать оборотно-сальдовую ведомость, выберите нужный режим в параметрах аналитического отчёта, укажите период и детализацию отчёта:

Если вы хотите сформировать оборотно-сальдовую ведомость только по проводкам с заданными значениями аналитик (например, чтобы сформировать ведомость не по всей организации, а по определённому центру финансовой ответственности), добавьте эти аналитики в список Аналитики.

Задав параметры, нажмите кнопку . Вы увидите отчёт:

Отрицательные суммы в ведомости показываются со знаком «минус» и отображаются красным цветом.

Как обычно, вы можете щёлкнуть мышью по какой-либо сумме в ведомости, и ФинГрад сделает выписку по счёту, показывающую, из каких хозяйственных операций сформировалась эта сумма.

Как и в других отчётах, вы можете скрывать и раскрывать группы статей ведомости, детализировать статьи ведомости по аналитике или колонке аналитики. Для этого нажмите в соответствующую строку ведомости правой кнопкой мыши и выберите нужную команду в контекстном меню.